Data ja tiedolla johtaminen - kolme isointa pienten yritysten kompastuskiveä

Joulukuun alussa järjestetiin HAMK Edun johdolla Hämeenlinnassa HAMK:in tiloissa "Tiedolla johtamisen verkostopäivä", johon hanketiimin voimin osallistuimme. Samassa tilaisuudessa esiintyi mielenkiintoisella esityksellä äskettäin tohtoriksi väitellyt Anne-Mari Järvenpää DIVA-hanketiimistä (HAMK Smart), jossa hän kertoi tutkimustuloksista kiertotalouden pk-yritysten datan hyödyntämisestä osana päätöksentekoa. Hänen esityksestä sekä siitä syntyneestä keskustelusta nousi esille monia haasteita/kompastuskiviä, jotka vaikeuttavat erityisesti pienten yritysten datan tehokasta hyödyntämistä osana päätöksentekoa.

Tärkeimmät haasteet, joiden kanssa pienet yritykset painivat ovat nämä:

• Datan hyödyntämiseen ja resursseihin liittyvät haasteet

Tämä haaste liittyy yritysten tietojärjestelmiin sekä siihen, että pahimmissa tapauksissa käytössä olevat järjestelmät eivät keskustele keskenään tai ovat vanhentuneita ja sen seurauksena liiketoimintatieto (data) jää hyödyntämättä eikä raportointia voi tehdä. Voi olla, että käytössä olevat järjestelmät keräävät dataa pilvipalveluihin, mutta näihin tietoihin ei päästä helposti käsiksi tai sitten käytetään toimialalla "standardiksi" muuttuneita järjestelmiä, jotka eivät tue nykyaikaisia toimintoja.

• Osaamisen riittämättömyys

Toisena haasteena nousi esille osaamisen riittämättömyys nykyisten tietojärjestelmien käyttöön sekä ymmärrettävässä muodossa olevan tiedon tuottamiseen ja automaattisen raportoinnin kehittämiseen. Pienissä yrityksissä ei välttämättä ole mahdollista kouluttautua tai palkata alan asiantuntijoita/ ostaa IT-palveluita muilta yrityksiltä.

• Lainsäädäntöön liittyvät haasteet

Kolmas haaste linkittyy vahvasti lainsäädäntöön. Dataan hyödyntäminen voi takkua jos vaaditaan tiettyä datan muotoa esimerkiksi osana viranomaisraportointia. Hämmennystä ja epätietoisuutta aiheuttaa myös yleinen tietosuoja-asetus - mitä kaikkea yrityksenä voidaan tai ei voida tehdä?

Keskustelutilaisuudessa selvisi, että joskus pienyrittäjiä huijataan ostamaan kalliita järjestelmiä, joihin ei tarjota perehdytystä. ERP (Enterprise Resource Planning) - järjestelmät ovat usein sen verran hintavia, ettei pienillä yrityksillä ole aina mahdollisuuksia päivittää uusimpiin järjestelmiin. Samalla selvisi myös, että tietyillä aloilla on usein käytössä tietyt järjestelmät, mitkä ovat vähän niin kuin " alan standardi", mutta ne eivät tarjoa enää nykypäivään tarvittavia toimintoja/työkaluja.

Mikä avuksi?

Yleisellä tasolla nousi tarve pienten yritysten datan hyödyntämiseen tähtäävän osaamisen lisäämiseen sekä yleisten valtakunnallisten pienille yrityksille räätälöityjen suositusten ja ohjeistusten kehittämiseen. Voisiko jatkossa jo yrityksen perustamisvaiheeseen liittyä perehdytystä tietojärjestelmiin sekä datan keruun/käyttöön? Yleensä puhutaan somemarkkinoinnista ja digitaidoista, mutta samalla pitäisi nostaa enemmän esille myös tiedolla johtamisen tärkeyttä osana menestyksekästä liiketoimintaa ja sen kehittämistä. Mutta nämä ovat asioita, joihin yksittäiset toimijat eivät voi paljonkaan vaikuttaa, vaan näiden apukeinojen kehittämisen täytyy tapahtua valtiotasolla.

DIVA-hanke tarjoaa näihin konkreettisia ratkaisuja kuten osaamisen lisääminen verkkovalmennuksien/työpajojen kautta sekä pk-yrityksille suunnatut data-analytiikkaprojektit, joiden tavoitteina on tarjota yrityksille

• lisää ymmärrystä omaan dataan ja markkinaan,

• mahdollisuuden oppia tuntemaan datan käsittelyn työkaluja ja menetelmiä,

• keinon avata uusia ideoita "laatikon ulkopuolelta".

Data-analytiikkaprojektien kesto on kahdeksan viikkoa ja projektien runko näyttää tältä:

Data-analytiikkaprojektit starttaavat taas maaliskuussa 2023 ja toimeksiantajia tarvitaan. Olisiko yrityksenne DIVA yrityskohtainen kehittämisprojektin yksi osa-alue juuri data-analytiikkaprojekti? Tutustu yritysesimerkkeihin täällä!

Ilmoittaa Anne-Mari Järvenpäälle (anne-mari.jarvenpaa@hamk.fi) sekä Jari Jussilalle (jari.jussila@hamk.fi) halukkuudesta osallistua projektihin toimeksiantajana!